L4 bez papieru i kolejek. Od 1 lipca wchodzą nowe zasady składania wniosków o zasiłek

Od 1 lipca 2026 roku wniosek o wypłatę zasiłku nie będzie już musiał krążyć między pracownikiem, kadrami i ZUS w papierowej wersji. Nowe przepisy znacząco upraszczają procedury: w wielu przypadkach wystarczy skan, zdjęcie dokumentu albo wiadomość e-mail, a ich moc prawna będzie taka sama jak tradycyjnego formularza z odręcznym podpisem.

Zmiana dotyczy nie tylko osób przebywających na zwolnieniu lekarskim, ale także całej ścieżki przekazywania dokumentów do wypłaty świadczeń. Kluczowe staje się to, kto w danej sytuacji wypłaca zasiłek, bo od tego zależy zarówno forma wniosku, jak i dalszy obieg dokumentów.

Kto wypłaca zasiłek, ten wyznacza procedurę

Nowe rozwiązania wprowadzono ustawą z 13 lutego 2026 roku o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Jej podstawowa zasada jest prosta: inne reguły obowiązują tam, gdzie zasiłek wypłaca pracodawca, a inne tam, gdzie obowiązek ten przejmuje ZUS.

Jeżeli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób, to sam ustala prawo do zasiłku, oblicza jego wysokość i wypłaca świadczenie. Gdy firma zgłasza do ubezpieczenia do 20 osób, cały proces przechodzi do ZUS. Niezależnie od wielkości firmy ZUS zawsze wypłaca zasiłki za okres po ustaniu zatrudnienia.

„Kto wypłaca, ten decyduje o formie”

materiał źródłowy

To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie dla pracownika już na etapie składania dokumentów. W dużej firmie kontakt odbywa się najczęściej z działem kadr, natomiast w mniejszych zakładach dokumentacja trafia bezpośrednio do ZUS.

Więcej możliwości dla pracownika i mniej papieru w kadrach

W przypadku firm, które same wypłacają zasiłek, pracownik może złożyć wniosek zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dopuszczalne są m.in. system kadrowo-płacowy, zwykły e-mail do działu kadr, a także skan lub czytelne zdjęcie podpisanego dokumentu. Przepisy nie wymagają tutaj specjalnego podpisu elektronicznego.

W praktyce oznacza to odejście od dotychczasowego obowiązku dostarczania dokumentów osobiście albo przesyłania ich wyłącznie w jednej, sztywnej formie. Wystarczy, że dokument dotrze do pracodawcy w czytelnej postaci i będzie możliwy do jednoznacznego odczytania.

Inaczej wygląda sytuacja tam, gdzie świadczenie wypłaca ZUS. Wniosek może trafić do Zakładu papierowo albo elektronicznie przez platformę PUE/eZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych, czyli e-Doręczenia. W takim przypadku dokument musi być podpisany jednym z uznanych podpisów: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym z e-dowodu albo podpisem udostępnianym przez systemy ZUS.

Największa zmiana: koniec dosyłania papierowego oryginału

Jednym z najważniejszych elementów nowelizacji jest to, że dokumenty przesłane elektronicznie do ZUS przez płatnika składek mają taką samą moc prawną jak papierowy dokument podpisany własnoręcznie przez ubezpieczonego. To oznacza koniec dobrze znanego problemu podwójnego obiegu, czyli sytuacji, w której po wysłaniu wniosku online trzeba było jeszcze dostarczać papierowy oryginał.

Zmiana obejmuje także załączniki potrzebne do przyznania świadczenia. Mogą one być składane jako oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem albo zwykłe elektroniczne kopie, w tym skany. Jednocześnie ZUS albo płatnik zasiłku nadal mogą zażądać oryginału, jeśli pojawią się wątpliwości co do zgodności kopii z dokumentem źródłowym.

Nowe przepisy doprecyzowują również sprawę zasiłku opiekuńczego. Jeśli pracownik złoży wniosek do pracodawcy, który nie wypłaca zasiłków samodzielnie, ten ma obowiązek przekazać dokument do ZUS. Może to zrobić papierowo albo w formie skanu dołączonego do wysyłki elektronicznej. Także tutaj nie ma już potrzeby późniejszego dosyłania papierowej wersji tylko dlatego, że dokument wcześniej trafił do systemu cyfrowego.

1. Pracownik ustala, kto wypłaca zasiłek: pracodawca czy ZUS.
2. Składa wniosek w odpowiedniej formie: papierowej albo elektronicznej.
3. Jeśli sprawę prowadzi ZUS, dokument trafia przez PUE/eZUS, e-Doręczenia lub papierowo z wymaganym podpisem.
4. Pracodawca przekazuje komplet dokumentów do ZUS w ciągu 7 dni od ich otrzymania.

Dlaczego te zmiany mają znaczenie także lokalnie

Nowe zasady są ważne dla mieszkańców, bo w każdej gminie działają zarówno duże zakłady pracy, jak i małe firmy, w których zatrudnionych jest mniej niż 20 osób. To oznacza, że zmiana obejmuje szeroką grupę pracowników, a uproszczenie procedur może skrócić czas potrzebny na załatwienie formalności związanych ze zwolnieniem lekarskim lub opieką nad bliskim.

W lokalnej perspektywie istotne jest także to, że mniej papieru w obiegu to mniej wizyt w kadrach, mniej pomyłek i mniejsze ryzyko opóźnień wynikających z dosyłania dokumentów. Szczególnie ważny pozostaje termin 7 dni, bo spóźnienie nie unieważnia wniosku, ale może przesunąć wypłatę świadczenia.

Warto więc sprawdzić, jaką liczbę osób pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego, i przygotować właściwy kanał komunikacji. W dużych firmach wystarczy często e-mail lub system kadrowy, a w mniejszych trzeba pamiętać o podpisie elektronicznym i wysyłce przez właściwą platformę.

Na co zwrócić uwagę przed wysłaniem wniosku

Przed przekazaniem dokumentów najlepiej upewnić się, kto faktycznie wypłaca świadczenie. To od tego zależy, czy wystarczy skan wysłany do działu kadr, czy też potrzebny będzie podpis elektroniczny i kontakt z ZUS.

Warto też zachować potwierdzenie wysyłki: wiadomość e-mail, zrzut ekranu z systemu kadrowego albo potwierdzenie z PUE/eZUS. Taki dowód może mieć znaczenie, jeśli pojawi się spór o terminy lub komplet dokumentów.

Informacje przekazała ustawa z 13 lutego 2026 roku o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.